Sous la responsabilité hiérarchique du Directeur de Proximité ou de son adjoint (selon les territoires), l'assistant de secteur assure une fonction d'appui et de soutien administratif au(x) responsable(s) de secteur et à son équipe. Il contribue à la qualité de service et à la bonne gestion quotidienne du (des) secteur(s) pour atteindre un bon niveau de satisfaction des locataires.
Vos missions en qualité d'Assistant de secteur :
Assistance administrative / reporting :
- Organiser et planifier les réunions de secteur, y participer et en assurer les comptes rendus
- Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique et assurer la diffusion des documents,
- Tenir les tableaux de bord du secteur
- Trier, classer et archiver des documents y compris électroniques,
- Exécuter et suivre des procédures et décisions administratives,
- Assurer un appui administratif au(x) secteur(s) (rédaction de courriers, prise de rendez-vous, ...)
- Gérer l'agenda du ou des responsable(s) de secteur
- Rédiger les notes / outils de communication du secteur
- Faire circuler l'information au sein des équipes du secteur et assurer l'interface avec les autres métiers de la direction de proximité
Appui à la gestion de la relation locataires et aux prestataires :
- Assurer le suivi des courriers du ou des secteur(s)
- Recevoir, filtrer les appels téléphoniques du ou des secteur(s),
- Traiter les demandes ou orienter les appels,
- Assurer le suivi du traitement de la réclamation dans le cadre de la dématérialisation du courrier et des affaires GRC
- Garantir l'enregistrement et la transmission de ces réclamations et des demandes des locataires
- Assurer un premier niveau de relance auprès des entreprises sous contrats
- Assurer la gestion des badges et des clés
- Préparer la réalisation des Etats des lieux d'entrée et de sortie : planification des RDV, préparation des documents nécessaires, ...
- Renseigner le locataire sur un aspect particulier du service rendu et assurer l'orientation des visiteurs de l'Office si besoin
- Assurer un appui aux locataires dans certaines opérations administratives et rédactionnelles si besoin
- Si besoin, collecter les chèques des locataires ou procéder à l'encaissement par carte bancaire
- Participer à toutes missions administratives et/ou relation client de façon temporaire
Appui RH et logistique au secteur :
- Veiller au respect des plannings des personnels de proximité
- Organiser les remplacements des personnels de proximité en lien avec le responsable de secteur et la direction territoriale (Gestionnaire Territoriale RH)
- Faire remonter les besoins de fournitures, des équipements et produits d'entretien des personnels de proximité auprès de la DT
Contrôle et remontée des anomalies :
- Être garant de la qualité, de l'exhaustivité et de l'authenticité des informations traitées
- Faire remonter les éventuelles anomalies et les corriger en lien avec la personne concernée
Profil recherché :
Issu(e) d'un BAC professionnel ou d'un diplôme équivalent , vous disposez d'une première expérience similaire au sein d'un bailleur social ou dans le secteur du bâtiment.
La maîtrise des outils informatiques est nécessaire, ainsi que de bonnes capacités rédactionnelles.
Rigoureux.se, réactif.ve et appréciant un mode de fonctionnement coopératif, vous souhaitez rejoindre une équipe dynamique et vous investir dans le secteur du logement social.
Vous vous reconnaissez dans ce profil et les missions décrites ci-dessus ? Rejoignez-nous !
En intégrant Hauts-de-Seine Habitat, vous bénéficierez :
- D'une carte Up déjeuner
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- D'une Mutuelle et d'une prévoyance
- D'une prime d'intéressement
- De Prestations du Comité Social et Economique
- De 34 jours de congés annuels
