Assistant(e) de direction H/F

Levallois-Perret
Publié le  17 Octobre 2019
Réf:
AD/SMG
CDI
Hauts-de-Seine Habitat est le premier bailleur social du département. Avec nos 850 collaborateurs, nous œuvrons au quotidien pour l’amélioration de la qualité de service aux locataires.
Nos 4 directions territoriales et 9 directions de proximité sont réparties dans les Hauts-de-Seine pour favoriser la proximité avec nos publics, locataires et partenaires institutionnels. Le siège social est situé à Levallois. Notre parc locatif comprend près de 45 000 logements.

Vous souhaitez découvrir nos métiers, vous avez une première expérience du logement social ? Rejoignez nos équipes et partagez nos valeurs fondamentales : le sens du service, le sens des responsabilités, l'exemplarité et l'esprit d'équipe.

Rattaché(e) au Service des Moyens Généraux, l’assistant(e) de direction a pour mission de prendre en charge les tâches administratives du service afin d’optimiser la gestion de l’activité de ce dernier. Il (elle) est l’interface entre le responsable de service, les collaborateurs et les intervenants internes et externes.

L’assistant(e) de direction a pour missions :

  • Assurer le secrétariat (Agendas, courriers, courriels, fax, téléphone)
  • Organiser les réunions internes / externes (ordre du jour et compte rendu)
  • Préparer des supports visuels (Power Point)
  • Participer à la réalisation du Rapport d’activité du service
  • Tenue du planning de réservation des salles et mise à disposition des petites fournitures (paperboard, feutres, eau, café, etc,)
  • Gestion des places de parking
  • Participation à la mise en œuvre d’évènements organisés par l’Office (commande de tickets de parking, commandes diverses (boissons/denrées alimentaires, vaisselles jetables, etc)
  • Elaborer les tableaux de bord de suivi en liaison avec les responsables
  • Participer à l’élaboration et diffusion des procédures de gestion du service
  • Gérer les fournitures de bureaux
  • Gérer les archives
  • Référent de son service en matière de bureautique : création de courriers types, modification
  • Correspondant informatique : gestion des boites mails fonctionnelles, recensement des dysfonctionnements et besoins de la Direction, gestion de la téléphonie et du matériel

Diplômé(e) d’un Bac + 2 secrétariat, assistanat de direction ou de gestion, vous disposez déjà d’une expérience similaire confirmée.
A l’aise avec les outils informatiques et notamment bureautiques, vous êtes également discret(e), disposez d’un excellent relationnel, d’un fort sens du travail en équipe et avez de bonnes capacités de rédaction.
Autonome et rigoureux(se) et organisé(e), vous savez travailler dans l’urgence et prioriser vos actions.

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