Assistant(e) de Direction H/F

Bois-Colombes
Publié le  14 Août 2018
Réf:
AD/DT5
CDI
Au sein de la Direction Territoriale Boucle Nord de Seine, nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction en CDI.

L'assistant (e) de direction a pour mission de prendre en charge les tâches administratives de son Directeur et de son adjoint afin d'optimiser la gestion de leur activité. Il (elle) est l'interface entre son responsable, les collaborateurs et les intervenants internes et externes.


Dans ce cadre, il (elle) assure les missions suivantes : 

 

Assistance administrative :

  • Piloter et garantir la procédure de dématérialisation du courrier, 
  • Garantir les délais de réponse, 
  • Etre le référent des outils de dématérialisation, 
  • Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique et assurer la diffusion des documents,
  • Suivre les projets et les activités du service, 
  • Trier, classer et archiver des documents y compris électroniques,
  • Exécuter et suivre des procédures et décisions administratives, 
  • Organiser et planifier des réunions ainsi que l'agenda du Directeur et de son adjoint. 

Assurer la réception des appels téléphonique pour le Directeur et de son adjoint, assurer l'accueil des visiteurs internes et externes :

 

  • Recevoir et filtrer les appels téléphoniques,
  • Traiter les demandes ou orienter les appels,
  • Assurer l'accueil et la réception des visiteurs internes et externes.

Contribuer à la réalisation de documents :

  • Réaliser les présentations ainsi que la saisie d'informations notamment dans le logiciel Powerpoint,
  • Participer aux réunions,
  • Rédiger les courriers et comptes rendus.

Coordonner l'action des divers secrétariats dans le cadre du rapport d'activité :

 

  • Tenir les indicateurs statistiques à jour,
  • Coordonner et faire remonter les informations collectées auprès des secrétaires techniques, 
  • Tenir à jour le suivi des réclamations.

Profil :

Diplômé(e) d'un Bac + 2 (secrétariat, assistante de direction ou de gestion) ou expérience équivalente.


Compétences techniques :

 

  • Connaissance de l'environnement du logement social, 
  • Maîtrise des outils bureautiques (PowerPoint, Excel, Word) et informatiques (logiciel Aravis),
  • Connaissance souhaitable des procédures internes notamment en comptabilité.


Compétences comportementales :

 

  • Qualités relationnelles, 
  • Discrétion,
  • Capacités rédactionnelles et orales,
  • Sens du travail en équipe,
  • Rigueur et méthode dans l'organisation du travail, 
  • Autonomie et réactivité.
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