Données personnelles

Politique de protection des données à caractère personnel Hauts-de-Seine Habitat OPH

Préambule

Hauts-de-Seine Habitat OPH, bailleur social est amené à collecter et à traiter des données à caractère personnel relatives aux locataires et aux candidats à un logement et est à ce titre responsable de traitement.

L’objet du présent document est de présenter la politique de traitement des données à caractère personnel, mis en œuvre par Hauts-de-Seine Habitat

Les principes directeurs de la politique de protection des données de Hauts-de-Seine Habitat OPH

Permettre à toutes personnes dont les données sont collectées et traitées de comprendre la collecte et le traitement de ses données personnelles, exercer les droits qui y sont rattachés et connaître les possibilités ouvertes pour les exercer sont les principes directeurs de la présente politique.

L’interlocuteur de la protection des données : le Délégué à la Protection des Données ou DPO

Hauts-de-Seine Habitat OPH a désigné un délégué à la protection des données à caractère personnel dont les missions sont :

  • l’information et le conseil des décideurs opérationnels sur les obligations et bonnes pratiques et le contrôle ;
  • le respect de la règlementation relative à la protection des données ;
  • la coopération avec l’autorité de contrôle ;
  • le conseil et l’information des personnes concernées par l’exercice de leurs droits relatifs à leurs données à caractère personnel.

Ses coordonnées sont les suivantes :

  • DPO Hauts-de Seine Habitat OPH 45 rue Paul Vaillant Couturier, 92300 LEVALLOIS-PERRET 
  • dpo@hdshabitat.fr 

Champ d’application de la politique de protection des données à caractère personnels

La présente politique s’applique à tout traitement de données à caractère personnel tel que défini par le règlement général à la protection des données du 27 avril 2016 (RGPD), à savoir toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.

Est réputée identifiable une personne physique qui peut être identifiée directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, psychique, physiologique, génétique, économique, culturelle ou sociale.

Un traitement consiste en toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliqués à des données ou des ensembles de données telles que la collecte, l’enregistrement l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou tout autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.

La collecte des données

Hauts-de-Seine Habitat OPH informe les candidats et locataires des traitements qui les concernent.

La finalité du traitement

Hauts-de-Seine Habitat OPH traite des données dans le cadre de finalités spécifiques.

Chaque traitement des données mis en œuvre poursuit une finalité légitime, déterminée et explicite.

Les finalités sont répertoriées dans le registre des traitements.

La nécessité du traitement

Hauts-de-Seine Habitat OPH s’engage à collecter et exploiter les données à caractère personnel dans un cadre licite et loyal et à appliquer le principe de minimisation à savoir que les données collectées sont nécessairement adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées.

La conservation limitée des données

Hauts-de-Seine Habitat OPH présente la particularité d’être soumis au code du patrimoine et dispose à ce titre d’un référentiel de conservation des documents représentant un intérêt historique ou scientifique, établissant les règles de versements, d’archivage, d’élimination des documents et conservation des archives définitives. Certaines données à caractère personnel suivent le régime de durée de conservation des archives publiques mis en œuvre en application du code du patrimoine.

A l’exception de ces documents particuliers, les données à caractère personnel sont conservées par Hauts-de-Seine Habitat OPH pour une durée limitée, nécessaire et proportionnée au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Elles font l’objet d’une catégorisation :

  • Les données courantes, nécessaires à la gestion d’un dossier en cours ne sont conservées que le temps strictement nécessaire à l’accomplissement de la finalité poursuivie. L’élément déclencheur de l’opération d’archivage ou de suppression ou d’anonymisation est prédéterminé pour chaque traitement ;
  • Les données intermédiaires ou archivées, conservées pour cause d’utilité administrative telle la conservation à de fins probatoires, ou en raison d’une obligation légale ou règlementaire ou d’une sollicitation des autorités de contrôles ;
  • Les données anonymisées en cas d’impossibilité technique de suppression définitive.

Les destinataires des données

Hauts-de-Seine Habitat OPH en qualité de responsable de traitement est le destinataire des données à caractère à caractère personnel collectées.

En outre, l’Office veille à ce que seules les personnes habilitées dans le cadre de leurs missions puissent avoir accès à ces données.

En cas de cession de logements ou de d’opération de fusion-absorption, les données à caractère personnel peuvent être transmises à la nouvelle entité dans le but d’assurer la reprise des engagements contractuels. De même en cas de cession d’un bien immobilier appartenant à Hauts-de-Seine Habitat OPH, les données locataires sont susceptibles d’être transmises au nouveau bailleur afin d’organiser, de préparer et d’assurer la reprise des engagements pris au titre du bail.

Hauts-de-Seine Habitat OPH peut transmettre les coordonnées de ses locataires afin de permettre aux prestataires d’entretien des logements d’intervenir.

La sécurité des données

Hauts-de-Seine Habitat OPH accorde une importance particulière à la sécurité des données personnelles collectées en sa qualité de responsable de traitement. Les moyens techniques et organisationnels sont mis en œuvre pour prévenir tout accès non autorisé aux locaux et au système de conservation des données et prévenir toute perte, altération ou divulgation des données.

Les mesures de sécurité sont mises en œuvre en prenant en considération les risques et la sensibilité de certaines données.

La réactivité en cas de violation de données à caractère personnel

Tout constat de violation de données à caractère personnel est signalé sans délai à la Direction des services informatiques et au Délégué à la Protection des données (DPD/DPO).

Toutes les mesures appropriées notamment l’information de la personne concernée, l’alerte de l’autorité de contrôle et les actions correctives sont mises en œuvre dans les meilleurs délais.

Les droits des personnes dans le cadre du traitement des données à caractère personnel

  • le droit d’accès

Toutes données faisant l’objet d’un traitement ouvre le droit d’y accéder.

L’exercice du droit d’accès permet d’obtenir et de vérifier les données détenues par un organisme, d’en contrôler l’exactitude, les faire rectifier ou effacer.

Ce droit d’accès s’exerce par voie électronique ou par courrier.

L’accès est gratuit.

Des frais raisonnables liés au traitement du dossier pourront être demandés.

  • le droit de rectification

L’exercice du droit de rectification consiste à rectifier ou compléter les données personnelles inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées.

  • le droit à l’effacement des données

Le droit à l’effacement des données ne peut être exercé qu’en présence d’un motif spécifiquement prévu par la réglementation.

En l’absence d’un de ces motifs Hauts de Seine Habitat n’accèdera pas à la demande notamment en cas de nécessité de conservation en application de la règlementation ou de la constation, de l’exercice et de la défense des droits en justice.

Le droit à l’effacement des données à caractère personnel peut s’exercer :

- lorsque les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou traitées d’une autre manière ;

- lorsque le consentement préalablement donné est retiré ;

- en cas d’opposition au traitement des données en l’absence de motif légitime impérieux pour le traitement ;

- en l’absence de conformité du traitement des données aux dispositions de la réglementation applicable.

  • le droit à la limitation des traitements des données

Le droit à la limitation du traitement des données personnelles est déterminé par la législation et la réglementation.

  • le droit d’opposition aux traitements des données

Le droit d’opposition aux traitements des données est ouvert à tout moment pour des raisons tenant à la situation particulière du demandeur lorsque le traitement des données personnelles a pour fondement juridique l’intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement.

Ce droit inclut le droit de s’opposer à la prospection commerciale.

  • le droit à la portabilité des données

Le droit à la portabilité ouvre la possibilité d’obtenir une partie des données dans un format lisible.

Ce droit s’applique si trois conditions sont réunies :

- les données personnelles sont fournies par la personne concernée et relatives aux données d’exécution du contrat ;

- les données sont traitées de manière automatique et sur la base du consentement préalable de la personne concernée ou de l’exécution d’un contrat conclu.

- l’exercice du droit à la portabilité ne doit pas porter atteinte aux droits et libertés de tiers dont les données se trouveraient dans les données transmises suite à une demande de portabilité.

  • le droit de retrait du consentement

Le droit de retrait du consentement est ouvert lorsque le traitement est fondé sur le consentement. Il peut être retiré à tout moment sans que les opérations antérieures pour lesquelles le consentement avait été donné ne soient remises en cause.

  • le droit d’introduire un recours auprès de la CNIL

Le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL, située 3 place de Fontenoy 75007 PARIS, est ouvert à tous et ce sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel.

  • le droit de définir des directives post-mortem

La possibilité de définir des directives particulières relatives à la conservation, l’effacement, la communication des données personnelles en cas de décès est ouverte à tous.

Ces directives particulières concernent les traitements mis en œuvre par le responsable de traitement et limité à ce seul périmètre.

Les modalités d’exercice des droits

L’ensemble des droits sus énumérés peuvent être exercées à l’adresse électronique suivante : dpo@hdshabitat.fr ou par courrier à l’adresse : DPO – Hauts-de-Seine Habitat, 45 rue Paul Vaillant Couturier – 92300 LEVALLOIS PERRET.

Dans le cadre de l’exercice de ses droits, le demandeur justifie de son identité par tout moyen.

En cas de doute sur l’identité du demandeur, Hauts-de-Seine Habitat OPH se réserve le droit de demander des informations supplémentaires nécessaires à l’identification