Description de l'entreprise
Et si vous rejoignez un organisme social et solidaire, en développement permanent ?
Depuis 1969, Hauts-de-Seine Habitat, premier bailleur social du département, continue à innover et à développer des solutions de logement pour tous, en mettant le locataire au cœur de ses actions.
Rejoindre Hauts-de-Seine Habitat, c'est intégrer un office composé de 850 collaborateurs, tous animés par la fierté de travailler pour une mission de service public, dans un organisme portant des valeurs fortes : le sens du service, le sens des responsabilités, l'exemplarité et l'esprit d'équipe.
Nous recherchons des collaborateurs motivés par notre mission d'intérêt général, appréciant le travail en transversal, dans l'objectif de relever ensemble les défis du logement de demain et atteindre l'entière satisfaction de nos locataires.
Poste
Sous la responsabilité hiérarchique du Directeur Général Adjoint du pôle, l’assistant DGA contribue au bon fonctionnement administratif de la Direction en apportant un appui permanent en matière d’organisation, de gestion et suivi des dossiers, de communication et d’accueil. Il centralise et coordonne les flux d’informations de la Direction et assiste le Directeur général Adjoint dans ses missions en participant à la mise en œuvre de projets qui peuvent lui être confiées.
Dans ce cadre, il (elle) assure les missions suivantes :
Appui organisationnel à la Direction :
-Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du Directeur général Adjoint,
-Rappeler des informations importantes et transmettre des messages,
-Constituer et préparer les dossiers du Directeur Général Adjoint en lien avec les Directions et services concernés
-Assurer le suivi de l’activité du service
-Assurer l’exécution et le suivi des procédures administratives
-Gérer la documentation : tri, suivi, archivage
Travaux de bureautique :
-Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
-Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers,
-Organiser et maintenir le classement et l’archivage des dossiers,
-Gérer le courrier,
-Connaître et utiliser les procédures de dématérialisation du courrier et des délibérations des instances,
-Organiser et mettre à jour les bases de données de la Direction générale, notamment des contacts.
Organisation et planification des réunions :
-Rédiger des ordres du jour en concertation avec le Directeur Général Adjoint et ses directeurs,
-Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions,
-Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus et relevés de décisions,,
-Assurer le suivi de projets et activités de la direction,
Prise en charge de missions spécifiques en autonomie :
-Recenser les interlocuteurs clés et la documentation nécessaire pour mener à bien une mission spécifique
-Participer à la fixation des modalités d’intervention
-Effectuer les recherches et études nécessaires (dont organisation d’entretiens, tri, synthèse et analyse des informations recueillies si besoin)
-Participation à la formulation de critiques et de recommandations et à la rédaction de rapports de synthèse destinés à la Direction
-Proposer des éléments d’aide à la décision et des plans d’actions et estimer la charge et les ressources nécessaires à leur mise en œuvre
-Participer au suivi des orientations proposées
Santé et sécurité au travail :
·Missions : Respecter les consignes en lien avec la santé et la sécurité au travail / Supprimer les risques présents dans son environnement de travail /Remonter tout dysfonctionnement constaté et toute possibilité d'amélioration
·Responsabilités : Alerter un collègue qui ne respecte pas les consignes de sécurité.
Profil
Bac + 2/3 (secrétariat, assistante de direction ou de gestion) et expérience similaire de 5 ans minimum.
Compétences techniques :
- Maîtrise de l’orthographe et de la grammaire,
- Maîtrise des outils bureautiques (PowerPoint, Excel, Word) et aptitudes informatiques avérées
- Parfaite connaissance de l’organisation, de son environnement et des parties prenantes
- Maîtrise du vocabulaire professionnel du service
- Maîtrise des outils de pilotage de l’activité
- Gestion de projet
Compétences comportementales :
- Qualités relationnelles et diplomatie,
- Discernement et empathie,
- Discrétion et confidentialité,
- Ponctualité et disponibilité,
- Bonnes capacités rédactionnelles,
- Aptitudes au travail en équipe,
- Rigueur et méthode dans l’organisation du travail,
- Autonomie et prise d’initiative
- Sens de l’organisation
- Réactivité
- Adaptabilité et sens des priorités
- Diplomatie
Autres informations
Missions Complémentaires :
- Tenir à jour les indicateurs statistiques et tableaux de bords,
- Tenir à jour le suivi et le traitement des réclamations.
