Politique de confidentialité

Politique de confidentialité et mentions légales de MON AGENCE

Mentions légales

Éditeur de l’application mobile

L’application mobile MON AGENCE est réalisée par ACG SYNERGIES et proposée par Hauts-de-Seine Habitat-OPH, établissement public local à caractère industriel ou commercial, immatriculé au R.C.S de Nanterre sous le numéro 279 200 224, dont le siège social est situé au 45 rue Paul Vaillant-Couturier 92300 Levallois-Perret – Email : contacts@hdshabitat.fr – Téléphone : 01 47 57 31 77

Le Directeur de la publication de l’application mobile est Yann CHEVALIER en qualité de Directeur général de Hauts-de-Seine Habitat-OPH.

Hébergement

L’application mobile MON AGENCE est hébergée par AGORA CALYCE, société à responsabilité limité immatriculée au R.C.S sous le numéro 799 736 764, dont le siège social est situé au 5 rue Hannah Arendt, 67200 Strasbourg – Téléphone 03 88 99 02 82

Conditions d’utilisation

Les présentes constituent les conditions générales d’utilisation de l’application MON AGENCE et s’appliquent à toute utilisation de l’application. L’utilisation de cette dernière implique l’acceptation sans réserve des présentes conditions.

La connexion à l’application est conditionnée à la création d’un compte et des éléments d’authentification. Seuls ces utilisateurs pourront accéder à leur espace locataire. Toute utilisation fait présumer, sauf preuve contraire, une utilisation des services de l’application par l’utilisateur concerné.

De façon générale, Hauts-de-Seine Habitat OPH avise les utilisateurs de l’application que l’exploitation des informations fournies s’effectue sous la responsabilité entière de ces derniers.

Hauts-de-Seine Habitat OPH met tout en œuvre pour garantir l’exactitude des informations fournies via l’application mais ne peut être tenu responsable en cas d’indisponibilité technique, d’intrusion malveillante d’un tiers ou encore de mauvaise utilisation de l’application.

En outre, la responsabilité de Hauts-de-Seine Habitat OPH ne pourra être mise en cause, s’agissant de l’accès de l’utilisateur à l’application et de l’accès à d’autres plateformes d’informations via des liens hypertextes présents sur son application.

Propriété intellectuelle

L’application, sa structure générale, ainsi que les textes, images animées ou non, sons, savoir-faire, dessins, graphismes et tout autre élément composant l’application, sont la propriété exclusive de Hauts-de-Seine Habitat OPH.

Il en est de même des bases de données figurant sur l’application Hauts-de-Seine Habitat, lesquelles sont protégées par les dispositions de la loi n°98-536 du 1er juillet 1998 portant transposition dans le Code de la propriété intellectuelle de la directive européenne du 11 mars 1996 relative à la protection juridique des bases de données, et dont Hauts-de-Seine Habitat est le producteur.

Toute utilisation ou reproduction, totale ou partielle, du site, des éléments qui le composent et/ou des informations qui y figurent, par quelque procédé que ce soit, est strictement interdite et constitue une contrefaçon sanctionnée par le Code de la propriété intellectuelle, sauf accord préalable et écrit de Hauts-de-Seine Habitat OPH.

Accès et disponibilité de l’application

L’accès à l’espace locataire n’est possible qu’après l’identification du locataire au moyen de son identifiant et de son mot de passe.

L’application est normalement accessible 24h/24h, 7 jours sur 7.

Hauts-de-Seine Habitat OPH se réserve le droit de restreindre, totalement ou partiellement, l’accès aux services afin d’assurer la maintenance de l’application. Il s’efforcera d’en avertir préalablement les utilisateurs.

Tarification

L’accès à l’application est gratuit mais réservé aux locataires du bailleur.

 

Politique de protection des données à caractère personnel Hauts-de-Seine Habitat OPH

Préambule

L’application MON AGENCE vous permet de faciliter vos démarches et l’accès à vos informations essentielles en lien avec votre bail.

En créant et en utilisant votre compte sur l’application MON AGENCE, Hauts-de-Seine Habitat OPH, en sa qualité de bailleur social et de responsable de traitement est amené à collecter et à traiter vos données personnelles en tant que locataire.

L’objet du présent document est de présenter la politique de traitement des données à caractère personnel mis en œuvre par Hauts-de-Seine Habitat OPH sur l’application.

Les principes directeurs de la politique de protection des données de Hauts-de-Seine Habitat OPH

Permettre à toutes personnes dont les données sont collectées et traitées de comprendre la collecte et le traitement de ses données personnelles, exercer les droits qui y sont rattachés et connaître les possibilités ouvertes pour les exercer sont les principes directeurs de la présente politique.

L’interlocuteur de la protection des données : le Délégué à la Protection des Données ou DPO

Hauts-de-Seine Habitat OPH a désigné un délégué à la protection des données dont les missions sont :

  • L’information et le conseil des décideurs opérationnels sur les obligations et bonnes pratiques et le contrôle ;

  • Le respect de la règlementation relative à la protection des données ;

  • La coopération avec l’autorité de contrôle ;

  • Le conseil et l’information des personnes concernées par l’exercice de leurs droits relatifs à leurs données à caractère personnel.

Ses coordonnées sont les suivantes :

DPO Hauts-de Seine Habitat OPH - 45 rue Paul Vaillant Couturier, 92300 LEVALLOIS-PERRET ;

dpo@hdshabitat.fr

Champ d’application de la politique de protection des données à caractère personnel

La présente politique s’applique à tout traitement de données à caractère personnel tel que défini par le règlement général sur la protection des données du 27 avril 2016 (RGPD), à savoir toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.

Est réputée identifiable une personne physique qui peut être identifiée directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, psychique, physiologique, génétique, économique, culturelle ou sociale.

Un traitement consiste en toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliqués à des données ou des ensembles de données telles que la collecte, l’enregistrement l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou tout autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.

Le responsable de traitement est la personne morale ou physique qui détermine les finalités (objectif) et les moyens (façon de réaliser) d’un traitement. En l’espèce, il s’agit du représentant légal de Hauts-de-Seine Habitat OPH : son Directeur Général.

Le fondement et les finalités du traitement

Hauts-de-Seine Habitat OPH traite vos données à caractère personnel afin de mettre à votre disposition des informations relatives à votre contrat d’habitation et de faciliter vos démarches. Vous pouvez notamment :

  • Consulter vos paiements, factures et quittances ;

  • Accéder à votre bail ;

  • Mettre à jour votre attestation d’assurance ;

  • Payez votre loyer ou mettre en place un prélèvement ;

  • Suivre vos demandes de travaux et de rendez-vous ;

  • Nous contacter rapidement.

Ce traitement est fondé sur l’intérêt légitime poursuivi par l’Office afin d’améliorer votre expérience locataire.

Chaque traitement des données mis en œuvre poursuit une finalité légitime, déterminée et explicite.

Pour la gestion du dépôt de cookies, sauf ceux nécessaires au fonctionnement de l’application (cf. Rubrique « Cookies »), le consentement des personnes concernées fonde le traitement de données.

Les finalités sont répertoriées dans le registre des traitements.

La collecte des données strictement nécessaires

Hauts-de-Seine Habitat OPH s’engage à collecter et exploiter les données à caractère personnel dans un cadre licite et loyal et à appliquer le principe de minimisation à savoir que les données collectées sont nécessairement adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées.

Les catégories de données suivantes sont collectées et traitées :

  • Données d’identification : nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone, date de naissance, références locataire ;

  • Données relatives aux demandes effectuées auprès du bailleur ;

  • Données relatives aux quittances et assurance ;

  • Données relatives au contrat d’habitation : référence patrimoine, numéro de dossier de facturation, échéances, soldes, documents justificatifs comme la copie du bail ;

  • Données financières : moyen de paiement, paiement en ligne, RIB ;

  • Données de connexion : identifiants de connexion, logs de connexion ;

  • Données de mesure d’audience ;

La conservation limitée des données

Hauts-de-Seine Habitat OPH présente la particularité d’être soumis au code du patrimoine et dispose à ce titre d’un référentiel de conservation des documents représentant un intérêt historique ou scientifique, établissant les règles de versements, d’archivage, d’élimination des documents et conservation des archives définitives. Certaines données à caractère personnel suivent le régime de durée de conservation des archives publiques mis en œuvre en application du code du patrimoine.

A l’exception de ces documents particuliers, les données à caractère personnel sont conservées par Hauts-de-Seine Habitat OPH pour une durée limitée, nécessaire et proportionnée au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Elles font l’objet d’une catégorisation :

  • Les données courantes, nécessaires à la gestion d’un dossier en cours ne sont conservées que le temps strictement nécessaire à l’accomplissement de la finalité poursuivie. L’élément déclencheur de l’opération d’archivage ou de suppression ou d’anonymisation est prédéterminé pour chaque traitement ;

  • Les données intermédiaires ou archivées, sont conservées pour cause d’utilité administrative telle la conservation à de fins probatoires, ou en raison d’une obligation légale ou règlementaire ou d’une sollicitation des autorités de contrôles ;

  • Les données archivées définitivement pour des fins archivistiques dans l’intérêt public.

Plus précisément, les données de connexion sont conservées un an. 

Concernant la visualisation des éléments sur l’espace : 

  • 12 mois glissants pour les factures et les versements ;

  • 90 jours pour une affaire soldée ;

  • Enquête la plus récente.

Suite au départ du locataire, l’espace locataire est accessible 90 jours. En cas d’impayés, l’espace est accessible jusqu’au règlement du solde puis durant 90 jours suite au paiement.

Les destinataires des données

Les données collectées par l’Office sont destinées aux seules personnes habilitées de Hauts-de-Seine Habitat OPH dans le cadre de leurs missions respectifs.

Elles pourront être transmises à un prestataire de l’Office, sous réserve que ce dernier présente toutes les garanties de sécurité requise et dans le cadre d’une contractualisation conforme à la réglementation. Il pourra notamment s’agir du prestataire technique en charge de la maintenance et de l’hébergeur de l’application.

Hauts-de-Seine Habitat OPH peut également être amené à transmettre des données à caractère personnel à des tiers lorsque la loi le requiert. Sa responsabilité ne serait être recherchée à ce titre.

En cas de cession de logements ou de d’opération de fusion-absorption, les données à caractère personnel peuvent être transmises à la nouvelle entité dans le but d’assurer la reprise des engagements contractuels. De même en cas de cession d’un bien immobilier appartenant à Hauts-de-Seine Habitat OPH, les données locataires sont susceptibles d’être transmises au nouveau bailleur afin d’organiser, de préparer et d’assurer la reprise des engagements pris au titre du bail.

La sécurité des données

Hauts-de-Seine Habitat OPH accorde une importance particulière à la sécurité des données personnelles collectées en sa qualité de responsable de traitement. Les moyens techniques et organisationnels sont mis en œuvre pour prévenir tout accès non autorisé aux locaux et au système de conservation des données et prévenir toute perte, altération ou divulgation des données.

Les mesures de sécurité sont mises en œuvre en prenant en considération les risques et la sensibilité de certaines données.

Transfert hors UE

Hauts-de-Seine Habitat s’engage à ne pas transférer les données des utilisateurs vers des pays ou organismes situés en dehors de l’Union Européenne.

Dans l’hypothèse où un tel transfert devrait être opéré, l’Office informerait les utilisateurs en précisant les mesures prises afin de contrôler ce transfert et assurer le respect de la protection et de la sécurité des données.

La réactivité en cas de violation de données à caractère personnel

Une violation de données équivaut à tout incident de sécurité, malveillant ou accidentel, intentionnel ou non, ayant pour conséquence la compromission de l’intégrité, la confidentialité ou la disponibilité des données à caractère personnel. Elle se caractérise par la perte, l’altération, la destruction et/ou la divulgation non autorisée de données.

Tout constat de violation de données à caractère personnel est signalé sans délai au Délégué à la Protection des données (DPO) et à la Direction des services informatiques (DSI) au besoin.

Toutes les mesures appropriées notamment l’information de la personne concernée, l’alerte de l’autorité de contrôle et les actions correctives sont mises en œuvre dans les meilleurs délais.

Les droits des personnes dans le cadre du traitement des données à caractère personnel

  • Le droit d’accès

Toute donnée faisant l’objet d’un traitement ouvre le droit d’y accéder.

Il permet de demander à un organisme s’il traite des données relatives à la personne concernée. Dans l’affirmatif, il permet d’obtenir et de vérifier les données détenues dans un format lisible et d’en contrôler l’exactitude, les faire rectifier ou effacer.

L’accès est gratuit. Selon les cas, des frais raisonnables liés au traitement du dossier pourront être demandés.

  • Le droit de rectification

L’exercice du droit de rectification consiste à rectifier ou compléter les données à caractère personnel inexactes, incomplètes, équivoques ou obsolètes.

  • Le droit à l’effacement des données

Le droit à l’effacement des données ne peut être exercé qu’en présence d’un motif spécifiquement prévu par la réglementation.

En l’absence d’un de ces motifs Hauts de Seine Habitat OPH n’accèdera pas à la demande notamment en cas de nécessité de conservation en application de la règlementation pour l’exercice ou la défense des droits en justice.

Le droit à l’effacement des données à caractère personnel peut s’exercer :

  • Lorsque les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou traitées d’une autre manière ;

  • Lorsque le consentement préalablement donné est retiré ;

  • Lorsque des données doivent être effacées pour respecter une obligation légale ;

  • Lorsque des données sont utilisées à des fins de prospection ;

  • En cas d’opposition au traitement des données par la personne concernée et en d’absence de motif légitime ou de Hauts-de-Seine Habitat OPH de donner suite à la demande ;

  • En l’absence de conformité du traitement des données aux dispositions de la réglementation applicable.

  • Le droit à la limitation des traitements des données

Le droit à la limitation du traitement des données à caractère personnel est déterminé par la législation et la réglementation. Il consiste à geler temporairement l’utilisation de certaines données (l’organisme conserve les données durant ce temps mais ne peut plus les utiliser).

  • Le droit d’opposition aux traitements des données

Le droit d’opposition aux traitements des données est ouvert à tout moment pour des raisons tenant à la situation particulière du demandeur lorsque le traitement des données à caractère personnel a pour fondement juridique l’intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement.

Ce droit inclut le droit de s’opposer à la prospection commerciale.

  • Le droit à la portabilité des données

Le droit à la portabilité ouvre la possibilité d’obtenir une partie des données fournies dans un format lisible sur une machine afin de les utiliser à un usage personnel ou pour transmission à un tiers.

Ce droit s’applique si trois conditions sont réunies :

  • Les données personnelles sont fournies par la personne concernée et relatives aux données d’exécution du contrat ;

  • Les données sont traitées de manière automatique (les fichiers papier ne sont pas concernés) et sur la base du consentement préalable de la personne concernée ou de l’exécution d’un contrat conclu.

L’exercice du droit à la portabilité ne doit pas porter atteinte aux droits et libertés de tiers dont les données se trouveraient dans les éléments transmis à la suite d’une demande de portabilité.

  • Le droit de retrait du consentement

Le droit de retrait du consentement est ouvert lorsque le traitement est fondé sur le consentement. Il peut être retiré à tout moment sans que les opérations antérieures pour lesquelles le consentement avait été donné ne soient remises en cause.

  • Le droit de définir des directives post-mortem

La possibilité de définir des directives particulières relatives à la conservation, l’effacement, la communication des données personnelles en cas de décès est ouverte à tous.

Ces directives particulières concernent les traitements mis en œuvre par le responsable de traitement et limité à ce seul périmètre.

Les modalités d’exercice des droits

L’ensemble des droits sus énumérés peuvent être exercées :

  • À l’adresse électronique suivante : dpo@hdshabitat.fr 

  • Ou par courrier à l’adresse : DPO – Hauts-de-Seine Habitat, 45 rue Paul Vaillant Couturier – 92300 LEVALLOIS PERRET.

Dans le cadre de l’exercice de ces droits, le demandeur doit justifier de son identité par tout moyen.

En cas de doute sur l’identité du demandeur, Hauts-de-Seine Habitat OPH se réserve le droit de demander des informations supplémentaires nécessaires à l’identification.

Après avoir contacter Hauts-de-Seine Habitat OPH, si le demandeur estime que ses droits ne sont pas respectés, il peut introduire une réclamation auprès de la CNIL.

La modification de la présente politique de protection des données

En fonction des évolutions du traitement ou si la Loi l’exige, la présente politique peut être actualisée. La nouvelle version sera mise à disposition par tout moyen notamment sur l’application ou encore le site internet de Hauts-de-Seine Habitat OPH.

Cookies

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Finalité Statistiques de visites anonymes

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